Business German: A Simple Guide on German Job Culture & 100 Important Words (with Examples)

Although German isn’t the main language for business around the world, it’s still one of the most important languages for business purposes.

If you learn business German vocabulary, you’ll have the edge over other candidates for a job or when you’re doing business live. Many of the biggest and most important companies in the world have operations in Germany and have their business interests in German-speaking countries like Austria or Switzerland.

And let’s admit it: doing business in German is a stressful thing. You might get really nervous and forget the words you’re looking for. Spring German (a project I co-founded) made a video on how you can avoid this:

Now, let’s explore some real-life business German vocabulary that you can encounter when you’re doing your job.

1. What you have to know about German business culture

Germans are pretty strict about their culture altogether, and it’s no different for the business culture. But what do you have to about the German business culture?

First of all, the most important of all: arrive on time!

Punctuality is a real German trait and being late for interviews or meetings is considered rude. Formality is also important: it’s good to know who you can address with du vs Sie.

modern office in germany doing business german

Address people with their titles like “Herr” (Mr.) or “Frau” (Mrs./Ms.) and dress in business attire.

Communication should be direct and clear, and it’s important to listen carefully without interrupting.

The meeting (whether online of offline) are structured with a clear agenda, and decisions are talked through for a long time.

German business culture and etiquette you MUST request

Germans value work-life balance more than anything, so avoid contacting colleagues outside of normal working hours – unless urgent. Usual working hours might differ but they are most often 8 hour-long, with Friday being a bit shorter, so everyone can enjoy the weekend!

In office settings, respect the hierarchy and understand that decisions are typically made by senior executives.

Written agreements are essential, as Germans prefer to have everything in writing – and over fax machines 🙂

In other cultures, an informal gathering could be more common and giving gifts could be considered totally acceptable but in German-speaking countries, it’s quite rare. And if done, it should still be modest.

Lastly, greetings and saying goodbye in German should be accompanied by a firm handshake and with a clear, but not too offensive eye contact to show confidence and honesty.

If you know and follow these tips, you’ll have zero problems doing business in Germany! Now, let’s check the vocabulary you need for it.

2. Learn German vocabulary for business meetings

Meetings are a big part of business. Sometimes they are boring, sometimes they are good, sometimes life-changing and sometimes they are just part of the process.

It’s good to have a template by your side when you’re in German business meetings.

GermanEnglishExample (German)
BesprechungMeetingWir haben um 10:00 Uhr eine Besprechung mit dem Kunden. (We have a meeting with the client at 10:00.)
BerichtReportIch muss den Bericht für das morgige Treffen vorbereiten. (I need to prepare the report for tomorrow’s meeting.)
VorschlagProposalWir werden den Marketingvorschlag während der Besprechung vorstellen. (We will present the marketing proposal during the meeting.)
VertragContractWir werden die Vertragsbedingungen im nächsten Treffen besprechen. (We are going to discuss the contract terms in the next meeting.)
VerhandlungNegotiationDie Verhandlung mit den Lieferanten wird schwierig sein. (The negotiation with the suppliers will be difficult.)
Strategische PlanungStrategic PlanningWir brauchen mehr Zeit für die strategische Planung. (We need more time for strategic planning.)
FinanzberichtFinancial ReportDer Finanzbericht wird für die Besprechung bereit sein. (The financial report will be ready for the meeting.)
ThemaTopic/IssueDas erste Thema auf der Tagesordnung ist entscheidend. (The first topic on the agenda is crucial.)
EntscheidungsfindungDecision MakingDie Entscheidungsfindung muss schnell und effektiv sein. (Decision-making must be quick and effective.)
ErgebnisseResultsWir werden die Ergebnisse des letzten Quartals besprechen. (We will discuss the results of the last quarter.)

3. Learn business German for letters emails

After these live meetings, you might have to write some emails.

writing a business german email

Here’s the most important vocabulary you need for these situations:

GermanEnglishExample (German)
E-MailEmailIch werde die E-Mail heute Nachmittag senden. (I will send the email this afternoon.)
BetreffSubjectDer Betreff der E-Mail ist “Folgetreffen”. (The subject of the email is “Follow-up Meeting.”)
AnhangAttachmentIch habe den Bericht als Anhang beigefügt. (I have included the report as an attachment.)
Sehr geehrter/Sehr geehrteDear (formal)Sehr geehrter Herr Müller, im Anhang finden Sie das angeforderte Dokument. (Dear Mr. Müller, attached you will find the requested document.)
Mit freundlichen GrüßenSincerelyMit freundlichen Grüßen, Max Mustermann. (Sincerely, Max Mustermann.)
BestätigungConfirmationIch brauche die Teilnahmebestätigung für das Treffen. (I need the confirmation of attendance for the meeting.)
AntwortenReplyBitte antworten Sie auf diese E-Mail so bald wie möglich. (Please reply to this email as soon as possible.)
BenachrichtigungNotificationIch habe eine Benachrichtigung über das Treffen erhalten. (I received a notification about the meeting.)
ErwähntMentionedWie in der vorherigen E-Mail erwähnt… (As mentioned in the previous email…)
AusstehendPendingEs gibt noch offene Punkte zu klären. (There are pending issues to be resolved.)

4. Improve your German business presentations

Giving presentations is always stressful. Use these examples to help:

GermanEnglishExample (German)
PräsentationPresentationDie Präsentation beginnt um 9:00 Uhr. (The presentation will start at 9:00.)
FolieSlideDie nächste Folie zeigt die Ergebnisse der Studie. (The next slide shows the study’s results.)
PublikumAudienceDas Publikum wird aus Investoren bestehen. (The audience will be composed of investors.)
EinführungIntroductionDie Einführung sollte die Aufmerksamkeit des Publikums erregen. (The introduction should capture the audience’s attention.)
SchlussfolgerungConclusionZusammenfassend brauchen wir mehr Daten. (In conclusion, we need more data.)
GrafikChart/GraphDie Grafik zeigt das jährliche Wachstum. (The chart shows the annual growth.)
ThemaTopicDas Thema der Präsentation ist technologische Innovation. (The topic of the presentation is technological innovation.)
DemonstrationDemonstrationEs wird eine Demonstration des neuen Produkts geben. (There will be a demonstration of the new product.)
FragenQuestionsAm Ende werden wir Zeit für Fragen haben. (At the end, we will open the floor for questions.)
MaterialienMaterialsAlle Materialien werden online verfügbar sein. (All materials will be available online.)

5. German words and phrases for phone calls and video meeting

Frequent video calls? Make sure you know these terms:

GermanEnglishExample (German)
AnrufCallIch habe um 11:00 Uhr einen Anruf mit dem Direktor. (I have a call with the director at 11:00.)
VideokonferenzVideo ConferenceDie Videokonferenz ist für morgen angesetzt. (The video conference is scheduled for tomorrow.)
VerbindungConnectionDie Internetverbindung muss stabil sein. (The internet connection must be stable.)
TeilnehmerParticipantEs wird 15 Teilnehmer in der Videokonferenz geben. (There will be 15 participants in the video conference.)
LinkLinkBitte senden Sie den Meeting-Link. (Please send the meeting link.)
MikrofonMicrophoneStelle sicher, dass das Mikrofon eingeschaltet ist. (Make sure the microphone is on.)
KameraCameraSchalte deine Kamera während des Anrufs ein. (Turn on your camera during the call.)
TagesordnungAgendaDie Tagesordnung der Videokonferenz wird vorher gesendet. (The video conference agenda will be sent beforehand.)
AufnahmeRecordingDie Aufzeichnung des Anrufs wird verfügbar sein. (The call recording will be available.)
Bildschirm teilenScreen SharingWir werden die Bildschirmfreigabe Funktion nutzen. (We will use the screen sharing feature.)

6. Business German vocabulary for negotiating

Negotiations are key in business. Here’s the vocabulary you need:

GermanEnglishExample (German)
VerhandlungNegotiationDie Verhandlung beginnt um 9:00 Uhr. (The negotiation will start at 9:00.)
BedingungenTermsWir werden die Bedingungen des Abkommens besprechen. (We will discuss the terms of the agreement.)
AngebotOfferWir werden ein wettbewerbsfähiges Angebot machen. (We will make a competitive offer.)
GegenvorschlagCounterofferWir warten auf einen Gegenvorschlag. (We are waiting for a counteroffer.)
AbkommenAgreementSchließlich haben wir ein Abkommen erreicht. (Finally, we reached an agreement.)
BedingungenConditionsDie Bedingungen müssen für beide Seiten klar sein. (The conditions must be clear for both parties.)
ZugeständnisConcessionWir werden in diesem Punkt ein Zugeständnis machen. (We will make a concession on this point.)
UnnachgiebigkeitInflexibilityUnnachgiebigkeit wird in der Verhandlung nicht helfen. (Inflexibility will not help in the negotiation.)
FristDeadlineDie Frist für eine Einigung ist am Freitag. (The deadline to reach an agreement is Friday.)
VerpflichtungCommitmentWir brauchen eine feste Verpflichtung Ihrerseits. (We need a firm commitment from your side.)

7. Know your business German for networking events

Networking is key for business connections. Remember to bring your business cards!

GermanEnglishExample (German)
VeranstaltungEventDie Networking-Veranstaltung findet im Hotel statt. (The networking event will be at the hotel.)
KontaktContactWir haben während der Veranstaltung Kontakte ausgetauscht. (We exchanged contacts during the event.)
VisitenkarteBusiness CardVergiss nicht, deine Visitenkarten mitzunehmen. (Don’t forget to bring your business cards.)
KonferenzConferenceDie Konferenz beginnt um 9:00 Uhr. (The conference starts at 9:00.)
ReferentSpeakerDer Hauptreferent ist ein Experte im Marketing. (The main speaker is a marketing expert.)
FragerundeQ&A SessionAm Ende wird es eine Fragerunde geben. (There will be a Q&A session at the end.)
NetzwerkNetworkEs ist wichtig, unser Netzwerk zu erweitern. (It’s important to expand our network.)
SeminarSeminarDas Seminar behandelt Geschäftstrategien. (The seminar will cover business strategies.)
EinladungInvitationIch habe eine Einladung zur Veranstaltung erhalten. (I received an invitation for the event.)
WorkshopWorkshopIch werde am Führungsworkshop teilnehmen. (I will participate in the leadership workshop.)

8. Get in touch with the department of German HR

Human resources (HR) will be your first meeting point with a new job. Here’s what you need to know:

GermanEnglishExample (German)
BewerbungsgesprächInterviewDas Bewerbungsgespräch findet am Montag statt. (The job interview will be on Monday.)
LebenslaufResumeBitte senden Sie Ihren aktuellen Lebenslauf. (Please send your updated resume.)
LeistungsbewertungPerformance ReviewDie Leistungsbewertung erfolgt vierteljährlich. (The performance review will be quarterly.)
VorteileBenefitsDie Vorteile beinhalten eine Krankenversicherung. (The benefits include health insurance.)
SchulungTrainingWir brauchen mehr Schulung für die neue Software. (We need more training on the new software.)
BewertungEvaluationDie Leistungsbewertung erfolgt jährlich. (The performance evaluation is annual.)
RichtliniePolicyDie neue Firmenrichtlinie wird nächsten Monat eingeführt. (The new company policy will be implemented next month.)
MitarbeiterEmployeeJeder Mitarbeiter muss das Formular ausfüllen. (Every employee must complete the form.)
EinstellungHiringWir sind im Einstellungsprozess. (We are in the process of hiring.)
RücktrittResignationWir haben den Rücktritt von Max erhalten. (We received Max’s resignation.)

9. German phrases for finances

Talking about budget and invoices?

business german finances illustrated with euro symbol

Here is the best German vocabulary for finances:

GermanEnglishExample (German)
TransaktionTransactionDie Transaktion wurde erfolgreich abgeschlossen. (The transaction was completed successfully.)
BudgetBudgetDas Budget für das nächste Jahr ist bereits genehmigt. (The budget for next year is already approved.)
RechnungInvoiceWir brauchen die Rechnung vom Lieferanten. (We need the supplier’s invoice.)
ZahlungPaymentDie Zahlung erfolgt nächste Woche. (The payment will be made next week.)
KontoAccountDas Bankkonto des Unternehmens ist vertraulich. (The company’s bank account is confidential.)
GenehmigenApproveWir müssen die Ausgaben genehmigen, bevor wir fortfahren. (We need to approve the expenses before proceeding.)
FinanzberichtFinancial StatementDer Finanzbericht wird im Meeting überprüft. (The financial statement will be reviewed in the meeting.)
EinnahmenRevenueDie Einnahmen sind in diesem Quartal gestiegen. (The revenue has increased this quarter.)
AusgabenExpendituresDie Ausgaben müssen kontrolliert werden. (Expenditures must be controlled.)
BilanzBalance SheetDie Bilanz ist dieses Jahr positiv. (The balance sheet is positive this year.)

10. Master business German Vocabulary for marketing & sales

Marketing and sales are crucial today. Here are important German sentences:

GermanEnglishExample (German)
WerbungPromotionWir starten nächste Woche eine neue Werbung. (We will launch a new promotion next week.)
KampagneCampaignDie Marketingkampagne war ein Erfolg. (The marketing campaign has been a success.)
StrategieStrategyWir brauchen eine neue Verkaufsstrategie. (We need a new sales strategy.)
KundeClient/CustomerDer Kunde ist mit dem Service sehr zufrieden. (The client is very satisfied with the service.)
MarktMarketDer Markt verändert sich ständig. (The market is constantly changing.)
WettbewerbCompetitionDie Konkurrenz ist in diesem Sektor hart. (The competition is fierce in this sector.)
AnalyseAnalysisWir haben eine detaillierte Marktanalyse durchgeführt. (We conducted a detailed market analysis.)
AnbietenOfferWir werden einen speziellen Rabatt anbieten. (We will offer a special discount.)
VerkaufSalesDer Verkauf ist in diesem Monat gestiegen. (Sales have increased this month.)
WerbungAdvertisingWir werden mehr in digitale Werbung investieren. (We will invest more in digital advertising.)

11. Project Management Vocabulary

Project management is valuable for you and your team. Here is your table:

GermanEnglishExample (German)
ProjektProjectDas Projekt wird in drei Monaten fertig sein. (The project will be finished in three months.)
TeammitgliedTeam MemberJedes Teammitglied hat eine spezifische Aufgabe. (Each team member has a specific task.)
ZielGoalDas Ziel des Projekts ist Kostensenkung. (The goal of the project is to reduce costs.)
ZeitplanTimelineDer Zeitplan des Projekts muss eingehalten werden. (The project timeline must be followed.)
FortschrittsberichtProgress ReportDer Fortschrittsbericht wird am Montag präsentiert. (The progress report will be presented on Monday.)
BudgetBudgetDas Projektbudget muss genehmigt werden. (The project’s budget must be approved.)
FristDeadlineDie Frist ist nicht verhandelbar. (The deadline is non-negotiable.)
VerantwortungResponsibilityJedes Teammitglied hat seine Verantwortung. (Each team member has their responsibility.)
Update-MeetingUpdate MeetingDas Update-Meeting wird wöchentlich stattfinden. (The update meeting will be weekly.)
RessourcenResourcesWir brauchen mehr Ressourcen, um die Frist einzuhalten. (We need more resources to meet the deadline.)

12. Practice business German with worksheets

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13. Conversation Based Chunking will help you learn and improve your Business German

Conversation Based Chunking is a great method that will help you improve your business German with learning key German phrases in context.

Instead of focusing too much on grammar, immerse yourself in the best German TV shows or German podcasts and look out for chunks. They are common expressions and phrases that go together all the time, and they’re used by locals in everyday German conversations.

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